Dobre praktyki w archiwizacji dokumentów (art. sponsorowany)
Warto mieć porządek w papierach. Przekonał się o tym każdy, kto choć raz nie mógł znaleźć potrzebnej umowy czy faktury. Poznaj zasady efektywnej archiwizacji dokumentów, by takie sytuacje więcej się nie powtarzały.
Archiwizacja dokumentów - jak robić to dobrze?
Bałagan w firmowych aktach może skutkować niedostateczną ochroną wrażliwych danych i spadkiem efektywności pracy. Dlatego tak ważne jest stosowanie opisanych poniżej praktyk.
Klasyfikacja i opisanie druków
Bez tego punktu nie ma mowy o rzetelnej archiwizacji. Wszelkie dokumenty powinny być podzielone na kategorie takie jak:
- typ dokumentu (np. umowy o pracę, faktury, deklaracje podatków itp.);
- data i okres przechowywania;
- dział, którego dotyczą (w przypadku większych przedsiębiorstw).
Ponadto każdy plik musi być dokładnie opisany - ułatwi to znalezienie konkretnych druków, gdy akurat będą potrzebne, np. w razie kontroli.
Bezpieczeństwo i ochrona poufnych informacji
Skuteczna archiwizacja dokumentów musi gwarantować, że materiały nie ulegną fizycznemu zniszczeniu, a wrażliwe dane nie dostaną się w posiadanie nieupoważnionych osób. Dlatego po pierwsze należy druki papierowe zabezpieczyć przed pożarem, wilgocią czy zalaniem. Warto rozważyć przechowywanie najważniejszych dokumentów w specjalnych szafach ognioodpornych.
Po drugie dokumenty w formie materialnej i elektronicznej muszą być chronione przed kradzieżą. Należy ustalić, kto i na jakich warunkach może wchodzić do archiwum, zaś dostęp do elektronicznych danych powinien być chroniony za pomocą haseł.
Regularne przeglądy i utylizacja niepotrzebnych materiałów
Zgromadzone akta należy co jakiś czas sprawdzać pod kątem ważności, by w archiwum nie zalegały przeterminowane pisma. Umowy czy faktury, których czas obowiązkowego przechowywania minął, należy zutylizować w sposób uniemożliwiający odtworzenie wrażliwych informacji.
Outsourcing dokumentacji - pozwól się wyręczyć profesjonalistom
Prowadzenie firmowego archiwum wymaga odpowiedniej wiedzy i kompetencji. W większych przedsiębiorstwach zajmuje się tym oddzielny pracownik, a dodatkowo trzeba wyznaczyć osobne pomieszczenie do przechowywania materiałów w formie fizycznej.
Alternatywą dla samodzielnego przechowywania dokumentów jest outsourcing archiwizacji. Firma Ekoakta zaopiekuje się Twoimi drukami. Profesjonalni archiwiści zrobią porządek w papierach zgodnie z najlepszymi praktykami i prawnymi regulacjami, dotyczącymi m.in. ochrony danych osobowych. Możesz skorzystać z pomocy fachowców przy organizacji dokumentów na terenie Twojej firmy lub zlecić zewnętrzną archiwizację i niszczenie przedawnionych materiałów. Ekoakta to specjaliści obecni od kilkunastu lat na rynku. Służą swoją wiedzą i doświadczeniem - możesz im zaufać.
Właściwa archiwizacja dokumentów to sposób na poprawę efektywności pracy w firmie, ale też obowiązek prawny. Stosowanie odpowiednich praktyk takich jak klasyfikacja, odpowiednia ochrona, regularne przeglądy i utylizacja pozwala na skuteczne zarządzanie firmowymi aktami i minimalizuje ryzyko utraty poufnych danych.