Archiwizacja dokumentów przez profesjonalną firmę zewnętrzną (art. sponsorowany)
Sterty papierów i dokumentów zalegających w szafach to rzeczywistość wielu firm. Nawet w dobie cyfryzacji, papierowe wersje dokumentów wciąż cieszą się ogromną popularnością i trudno oczekiwać, żeby miało się to nagle zmienić. Stosując odpowiednią archiwizację można natomiast nad taką dokumentacją zapanować.
Można wdrożyć ją samemu, lecz jest to długotrwały i pracochłonny proces, dlatego firmy zewnętrzne zajmujące się profesjonalną archiwizacją dokumentów cieszą się zaufaniem wielu przedsiębiorców. Jak wygląda taka współpraca?
Archiwizacja dokumentów firmowych – jak wygląda?
Archiwizację w uproszczeniu określić można jako sortowanie i segregowanie dokumentacji firmowej. Jednak proces ten jest znacznie bardziej skomplikowany. Należy bowiem zebrać wszystkie dokumenty i zapoznać się z nimi tak, aby można je było odpowiednio sklasyfikować. Uniwersalnym sposobem kwalifikacji jest przyporządkowanie aktom odpowiedniej litery. Profesjonalna archiwizacja dokumentów to również określenie kryteriów, a następnie, ustalenie na ich podstawie kategorii. Powinny być one dopasowane do działalności klienta. Dodatkowo należy pamiętać, aby oznaczenia, opisy, zapisy w ewidencji powinny być przyjazne i zrozumiałe dla przyszłego użytkownika archiwum.
Etapy archiwizacji dokumentów przez firmę zewnętrzną
Archiwizacja dokumentacji składa się z kilku dokładnie przemyślanych etapów i precyzyjnie wykonywanych czynności archiwizacyjnych, które mają na celu przechowywanie dokumentów w warunkach pełnego bezpieczeństwa. Firma oferująca taką usługę (np. PIKA) odbiera dokumentację biznesową bezpośrednio z siedziby firmy oraz transportuje ją do wybranego archiwum dokumentów. Taka dokumentacja w całości podlega szybkiej i profesjonalnej rejestracji w specjalnie do tego celu przeznaczonym systemie magazynowym. Proces ten umożliwia nie tylko merytoryczną identyfikację dokumentu, ale też lokalizację rejestrowanej informacji (system kodów kreskowych). Następnie każdy klient otrzymuje możliwość profesjonalnej i kompleksowej obsługi archiwum. Od momentu rejestracji w systemie uzyskuje szybki dostęp do swoich informacji biznesowych (droga kurierska lub mailowa).
Zalety archiwizacji dokumentów
Dzięki odpowiedniej archiwizacji dokumentów każda firma zyska większy ład i harmonię. Chaos wśród dokumentacji może utrudnić codzienną pracę, a nawet doprowadzić do wstrzymania pewnych procesów. Jednak przede wszystkim, posortowana dokumentacja pozwala przestrzegać obowiązującego prawa oraz uniknąć ewentualnym kar finansowych. Profesjonalna archiwizacja dokumentów pomaga również w przypadku zewnętrznych kontroli, np. Urzędu Skarbowego. Skorzystanie z usług firmy zewnętrznej daje przedsiębiorcy pewność, że wszystko zostało dopilnowane i zajęto się tym z należytą uwagą, a także wiedzą. Dzięki niej może czuć się spokojnie i nie obawiać się wglądu do akt zewnętrznych instytucji.