Oprogramowanie hotelowe, które musisz poznać! (art. sponsorowany)

Czego potrzebują duże obiekty noclegowe

Małe pensjonaty poradzą sobie z zarządzaniem nawet arkuszem kalkulacyjnym. W przypadku dużych obiektów noclegowych potrzebne są już systemowe narzędzia - tu liczą się kompleksowe rozwiązania spinające recepcję, gastronomię, housekeeping i dział sprzedaży. Profesjonalne oprogramowanie musi przyspieszać meldowanie i wymeldowanie gości, porządkować rozliczenia grupowe i podnosić efektywność operacyjną. Systemy hotelowe tej klasy usprawniają obsługę klienta i skracają kolejkę przy recepcyjnej ladzie, a jednocześnie dają zarządowi narzędzie do zarządzania hotelem w oparciu o dane.

Funkcje, które decydują o wyborze

Dobry program dla hoteli to moduły dobrane w zależności od wielkości obiektu, które obejmują takie elementy jak:

• silnik rezerwacji (booking engine) na stronie WWW - rezerwacje bezpośrednie, na stronie obiektu czy w aplikacji


• channel manager - wolne terminy udostępniane na portalach rezerwacyjnych w czasie rzeczywistym,


• moduł zarządzania rezerwacjami indywidualnymi i grupowymi,


• obsługa płatności, drukarki fiskalne i dokumenty sprzedażowe zgodne z obowiązującymi przepisami,


• kontrola dostępu do pokoi, stref SPA i parkingu,


• zarządzanie punktami gastronomicznymi (restauracja, bistro, bar), kuchnią oraz magazynem gastronomii,


• raportowanie i generowanie dowolnych raportów obłożenia czy przychodu.

Sprawny silnik rezerwacji i dobrze połączone działania marketingowo-sprzedażowe pozwalają dużemu obiektowi zwiększać udział rezerwacji bezpośrednich i ograniczać marżę oddawaną pośrednikom. Równie ważna jest integracja systemu hotelowego z innymi narzędziami wykorzystywanymi w obiekcie, m.in. księgowością, POS-em czy CRM-em. Uzupełnieniem tego środowiska są rozwiązania mobilne, które dają menedżerom dostęp do bieżących informacji i pozwalają kontrolować sytuację w hotelu niezależnie od miejsca.

Wdrożenie, które działa w praktyce

Nawet najbardziej rozbudowany system nie przyniesie oczekiwanych efektów bez dobrze przeprowadzonego wdrożenia. Kluczowe są właściwa migracja danych, szkolenia zespołu oraz wsparcie w pierwszych tygodniach pracy. To właśnie na tym etapie pracownicy uczą się wykorzystywać nowe funkcjonalności w codziennych procesach.

Dlatego przy wyborze dostawcy warto zwrócić uwagę nie tylko na sam zakres systemu, ale również na jego doświadczenie w obsłudze obiektów o podobnej skali i profilu działalności. Betasi specjalizuje się we wdrożeniach dla resortów i dużych obiektów wypoczynkowych, w których system musi wspierać równolegle wiele obszarów działalności: od noclegów, przez gastronomię i SPA, po konferencje i inne usługi dodatkowe. W takich obiektach kluczowe jest dopasowanie rozwiązania do złożoności operacyjnej całego biznesu.

Co zmienia się w codziennej pracy

Największą różnicę widać wtedy, gdy recepcja, gastronomia, SPA, konferencje czy housekeeping pracują na wspólnych danych i nie muszą przekazywać sobie informacji między osobnymi systemami. Rezerwacje internetowe trafiają bezpośrednio do systemu, dane nie wymagają ponownego przepisywania, a pracownicy mają dostęp do aktualnych informacji potrzebnych do obsługi gościa. Przy dużej liczbie pobytów, grup i usług dodatkowych dobry program hotelowy oznacza mniej pracy ręcznej, mniej pomyłek i sprawniejszą organizację pracy w całym obiekcie.

Przed wyborem rozwiązania warto więc sprawdzić nie tylko listę funkcji, ale przede wszystkim to, jak dane oprogramowanie dla hoteli sprawdza się w obiektach o podobnej skali i modelu działalności. W przypadku resortów i dużych obiektów wypoczynkowych szczególne znaczenie ma możliwość obsługi wielu obszarów w jednym środowisku oraz ich wzajemnego powiązania. System powinien realnie upraszczać codzienne procesy i pozwalać zespołowi sprawnie obsługiwać rosnącą skalę działalności bez dokładania kolejnych ręcznych czynności.