Alert
Własny magazyn kosztuje więcej niż wynajem powierzchni
Czynsz jest najbardziej widocznym wydatkiem, ale stanowi tylko część kosztu własnego magazynu. Do kalkulacji należy włączyć media, ochronę, ubezpieczenie, serwis urządzeń, zakup regałów, wózków i materiałów do pakowania. Znaczna część tych kosztów pozostaje stała niezależnie od tego, czy magazyn pracuje z pełnym obciążeniem, czy jego powierzchnia jest wykorzystywana tylko częściowo.
Osobną kategorię stanowią koszty zatrudnienia. Magazyn potrzebuje nie tylko pracowników kompletujących zamówienia, lecz także osób odpowiedzialnych za przyjęcia, kontrolę stanów, planowanie pracy i rozwiązywanie problemów. Dochodzą do tego rekrutacja, szkolenia, urlopy, zastępstwa oraz odzież i wyposażenie. Koszt jednej paczki zależy więc również od tego, jak efektywnie wykorzystuje się czas całego zespołu.
Technologia jest częścią infrastruktury
Sprawna obsługa zapasów nie może opierać się wyłącznie na arkuszu kalkulacyjnym. Wraz ze wzrostem liczby indeksów i zamówień rośnie znaczenie systemu WMS, skanerów, oznaczeń lokalizacji oraz integracji z platformami sprzedażowymi i przewoźnikami. Brak aktualnych danych o stanach może prowadzić do sprzedaży niedostępnego towaru, pomyłek kompletacyjnych i opóźnionych wysyłek.
Własne rozwiązanie oznacza koszty wdrożenia, utrzymania i rozwoju oprogramowania. W modelu outsourcingowym infrastruktura informatyczna jest zwykle częścią zaplecza operatora, choć integracja z systemem klienta również wymaga przygotowania. Wybierając magazyn z obsługą, trzeba więc sprawdzić nie tylko stawkę za składowanie, ale także dostęp do danych, sposób raportowania oraz możliwości połączenia systemów obu firm.
Sezonowość może całkowicie zmienić wynik kalkulacji
Sprzedaż rzadko utrzymuje się na identycznym poziomie przez cały rok. E-commerce notuje wzrosty przed świętami, podczas kampanii promocyjnych i w okresach charakterystycznych dla danej branży. Własny magazyn trzeba zaprojektować z pewnym zapasem, aby poradził sobie w szczycie. Oznacza to jednak płacenie przez spokojniejsze miesiące za powierzchnię, sprzęt i możliwości, które nie są w pełni wykorzystywane.
Zbyt małe zaplecze także generuje koszty. Brak miejsca utrudnia odkładanie towaru, wydłuża drogi kompletacyjne i zwiększa ryzyko pomyłek. Nagła rekrutacja pracowników tymczasowych wymaga czasu, a osoby bez doświadczenia potrzebują wdrożenia. Przewagą outsourcingu może być łatwiejsze zwiększanie skali operacji, pod warunkiem że operator zna prognozy klienta i dysponuje odpowiednimi zasobami.
Stawka operatora wymaga właściwej interpretacji
Oferta outsourcingowa nie powinna być oceniana na podstawie jednej kwoty. Rozliczenie może obejmować przyjęcie palety lub kartonu, składowanie, pobranie produktów, zapakowanie zamówienia, materiały, wydanie przesyłki oraz czynności dodatkowe. Najtańsza pojedyncza operacja nie musi oznaczać najniższego kosztu całego procesu.
Znaczenie ma charakter asortymentu. Inaczej wyceniana będzie kompletacja zamówienia składającego się z jednego produktu, a inaczej zestawu zawierającego wiele indeksów. Na koszt wpływają także gabaryty, rotacja zapasów, wymagania dotyczące etykietowania, liczba zwrotów oraz sezonowość. Dlatego operator taki jak Insidelog przygotowuje ofertę po poznaniu modelu działania klienta. Dobra kalkulacja powinna opierać się na rzeczywistych lub prognozowanych danych operacyjnych, a nie wyłącznie na średniej liczbie paczek.
Kontrola nie zawsze wymaga własnej hali
Jednym z głównych argumentów za własnym magazynem jest bezpośrednia kontrola nad procesem. Firma może sama ustalać priorytety, wprowadzać zmiany i reagować na nietypowe zamówienia. Taka swoboda ma jednak wartość tylko wtedy, gdy organizacja dysponuje kompetencjami oraz czasem na zarządzanie logistyką. Własność infrastruktury nie gwarantuje automatycznie wysokiej jakości operacji.
Outsourcing oznacza przekazanie części działań partnerowi, ale nie powinien oznaczać utraty informacji. Przejrzyste raporty, dostęp do stanów magazynowych, uzgodnione standardy i mierniki jakości pozwalają zachować kontrolę bez codziennego zarządzania personelem hali. Profesjonalny magazyn z obsługą działa jak część zaplecza klienta, a nie jak odizolowana przechowalnia towaru.
Najlepszy model wynika ze specyfiki firmy
Własny magazyn może być uzasadniony przy stabilnym wolumenie, szczególnych wymaganiach technologicznych lub konieczności ścisłego połączenia logistyki z produkcją. Outsourcing bywa korzystniejszy dla firm rozwijających sprzedaż, mierzących się z sezonowością albo chcących uniknąć dużych inwestycji początkowych. Nie istnieje jeden model, który zawsze będzie najtańszy.
Porównanie powinno obejmować nie tylko wydatki zapisane na fakturach, ale również koszt błędów, niewykorzystanej powierzchni, przestojów i czasu kadry zarządzającej. Ważna jest także zdolność do obsługi wzrostu sprzedaży bez pogorszenia jakości. Dopiero pełny rachunek kosztów i ryzyka pokazuje, czy własna infrastruktura rzeczywiście daje przewagę, czy jedynie przenosi logistyczne obowiązki do wnętrza firmy.
+48 796 024 024
