Jak wdrożyć e-fakturowanie w firmie przy użyciu EDI? (art. sponsorowany)

E-fakturowanie dawno przestało być nowinką technologiczną. Dziś to standard, dzięki któremu firmy usprawniają komunikację B2B, procesy biznesowe oraz optymalizują koszty. Sposobem na jego wdrożenie w firmie może być wprowadzenie EDI. Dowiedz się, jak i dlaczego warto.

EDI, e-fakturowanie i faktury online - pojęcia, które trzeba znać

Aby lepiej orientować się w świecie e-fakturowania i elektronicznej wymiany dokumentów, musisz rozróżniać podstawowe pojęcia z tego obszaru. Wyjaśnijmy je.

EDI czyli elektroniczna wymiana danych to system automatycznej, cyfrowej wymiany dokumentów w komunikacji B2B oraz B2G. Ta technologia umożliwia komunikację między różnymi systemami informatycznymi w ustandaryzowanym formacie. Jest stosowana przez firmy z różnych branż.

E-fakturowanie stanowi jeden z obszarów zastosowania EDI i oznacza proces wystawiania, przesyłania oraz odbierania faktur w formie elektronicznej. Warto jednak pamiętać, że pojęcie faktury elektronicznej jest szersze niż faktury ustrukturyzowanej.

Faktura online to każdy dokument księgowy w formie elektronicznej, który potwierdza przeprowadzenie sprzedaży i jest zgodny z ustawą o VAT - może to być zarówno plik PDF wysłany mailem, jak i ustrukturyzowany dokument w formacie XML czy EDIFACT.

Warto przy tym wspomnieć, że od 2026 roku fakturowanie elektroniczne w formie ustrukturyzowanej stanie się w Polsce obowiązkowe. Centralnym elementem tego systemu będzie Krajowy System e-Faktur (KSeF), przez który będą musiały przechodzić wszystkie faktury B2B.

Co istotne, KSeF obejmie tylko część dokumentów księgowych - faktury krajowe B2B w relacjach polskich firm. Pozostałe dokumenty, takie jak faktury zagraniczne czy dokumenty logistyczne, nadal będą mogły być wymieniane w innych kanałach. To właśnie tutaj EDI wykazuje przewagę, ponieważ pozwala na kompleksową obsługę całego ekosystemu dokumentów biznesowych, w tym e-faktur.

EDI w e-fakturowaniu - jak to działa i co możesz zyskać?

Wdrożenie elektronicznej wymiany danych EDI do obsługi e-fakturowania wprowadza firmę na wyższy poziom automatyzacji procesów. Jak to działa w praktyce?

System ERP Twojej firmy generuje fakturę w wewnętrznym formacie.

Platforma EDI przekształca ten dokument do wymaganego formatu (np. XML zgodny z KSeF).

Faktura jest automatycznie przesyłana do KSeF oraz do partnerów biznesowych.

System potwierdza odbiór i archiwizuje dokumenty zgodnie z wymogami prawnymi.

Co zyskuje Twoja firma dzięki takiemu rozwiązaniu? Najważniejsze korzyści to oszczędność czasu i zmniejszenie kosztów operacyjnych, mniejsze ryzyko błędów, przyspieszenie procesów finansowych, jak również łatwa integracja z systemami informatycznymi w celu spełnienia wymogów ustawowych. EDI może stanowić jeden punkt dostępu do różnych platform e-fakturowania (np. KSeF, Peppol).

Aby skutecznie wdrożyć EDI do obsługi e-fakturowania i nie tylko, warto znaleźć doświadczonego partnera technologicznego, który przeprowadzi firmę przez cały proces krok po kroku. Profesjonalne wsparcie w tym zakresie, zapewnione np. przez EDITEL, nie tylko przyspieszy implementację, ale również zapewni jej bezpieczeństwo, sprawny przebieg i zgodność komunikacji z wymogami prawnymi.

Reklama